Otomatik Veli Bildirimleri: Veliye Haber Vermek Artık OkulumNET'in İşi

Sabah 09.00, okulda üç küçük haber

Muhasebenin masasında vadesi yaklaşan taksitlerin listesi duruyor. Koridorun sonundaki sınıfta yoklama alınıyor; ikinci derse gelmeyen bir öğrenci var. Öğretmenler odasında yeni bir ödev verildi, teslim tarihi yarın.

Üç ayrı haber, tek bir soru: Veliye kim haber verecek?

Telefon mu açılacak, tek tek mesaj mı yazılacak? Mesajı yazacak arkadaşımız o gün izinliyse ne olacak? Unutulursa, akşam arayan veliye ne cevap verilecek? Okulun en yoğun saatlerinde en kıymetli zaman, çoğu zaman bu sorulara gidiyor.

Biz bu sorulara çok sade bir cevap verdik: Kimse uğraşmasın, haber kendiliğinden gitsin.

Otomatik Bildirimler tam olarak ne yapar?

OkulumNET Otomatik Bildirimler, okulda zaten olup biten işleri izler ve ilgili kişiye kendiliğinden haber verir. Taksitin vadesi yaklaştığında, yoklama kaydedildiğinde, ödev verildiğinde ya da randevunun yoklaması alındığında sistem durumu görür; sizin hazırladığınız şablonla doğru kişiye, doğru zamanda bildirimi gönderir.

Yani personelin "bunu velilere de bildirelim" diye ikinci bir iş yapmasına gerek kalmaz. İş bir kez yapılır, haber yolunu kendisi bulur.

Hangi haberler kendiliğinden gider?

• Yaklaşan taksit: Vadeye birkaç gün kala veliye nazik bir hatırlatma gider. Ödeme günü kimse için sürpriz olmaz.
• Geciken taksit: Ödeme gecikirse sorumlu veli kendiliğinden bilgilendirilir. Muhasebe telefona sarılmaz.
• Ders yoklaması: Yoklama kaydedildiği anda, derse gelmeyen öğrencinin velisi durumu öğrenir. Akşamı beklemez.
• Ödev verildi: Öğretmen ödevi kaydettiği anda öğrenciye, isterseniz veliye de bildirim düşer. "Haberim yoktu" dönemi kapanır.
• Ödev kontrolü: Öğretmen ödevi kontrol edip işaretlediğinde, seçtiğiniz durumlar veliye bildirilir.
• Randevu ve etüt: Randevu verildiğinde öğrenci ya da veli, randevu alındığında öğretmen haberdar olur; randevunun yoklaması alınınca da veli öğrencinin gelip gelmediğini öğrenir.

Devamsızlığın sistemde nasıl tutulduğunu Devamsızlık Takip Sistemi, ödevin verilip kontrol edildiği akışı da Ödev Takip Sistemi yazımızda anlattık.

Kendiliğinden gider ama kontrol hep sizdedir

"Otomatik" deyince akla ilk gelen soru şudur: Peki her şey kendi başına mı karar veriyor? Hayır. Kuralı siz kurarsınız; sistem yalnız sizin kurduğunuz kuralı uygular.

• Ne, kime, ne zaman: Her kuralın ekranında hangi haberin, kime, hangi kanaldan ve ne zaman gideceği tek bakışta özetlenir.
• Gün ve saat sizden: Taksit hatırlatmasının vadeye kaç gün kala gideceğini, isterseniz birden fazla gün (örneğin 7, 3 ve 1 gün kala) ve saatini siz belirlersiniz.
• Okulunuzun dili: Bildirim metni sizin şablonunuzdur. Öğrencinin adı, tutar ve vade gibi bilgiler mesaja kendiliğinden yerleşir.
• Şube şube: Çok şubeli kurumda her şube kendi kuralını yönetir; bir şubenin velisine başka şubenin mesajı gitmez.
• Önce görün: Kuralı açmadan önce bugün kimlere gideceğini önizlemede görürsünüz.
• Bir haber, bir kez: Aynı haber aynı kişiye ikinci kez gitmez. Durum değişirse yalnız yeni durum bildirilir.

Velinin gözünden: okulunuzun kendi uygulaması

Bildirimin nereden geldiği de en az ne söylediği kadar önemlidir. OkulumNET'li okullar, kendi kurum adı ve logosuyla hazırlanan mobil uygulamayla velilerine ulaşır.

Veli telefonunu açtığında karşısında başka bir marka değil, kendi okulunu görür. Taksit hatırlatması da, devamsızlık bilgisi de, yeni ödev de okulunuzun imzasıyla gelir. Veliniz sizi her gün cebinde taşır. Güzel olmaz mı?

Karne, duyuru ve diğer veli bilgilendirme akışları için Veli Bilgilendirme Sistemi yazımıza da göz atabilirsiniz.

Nasıl başlarsınız?

OkulumNET kullanıyorsanız iş birkaç dakikalık: Bildirimler → Otomatik Bildirimler ekranında hazır kurallar sizi bekliyor. Şablonu okulunuzun diline göre gözden geçirin, önizlemeye bakın ve kuralı açın. O andan sonrası kendiliğinden işler.

Takıldığınız bir yer olursa destek ekibimiz bir telefon uzağınızda.

Özetle

Okulda her gün tekrarlanan haberler var: taksit, devamsızlık, ödev, randevu. Bu haberleri tek tek iletmek yerine bir kez kural kurarsınız; gerisi kendiliğinden gider. Personel kendi işine bakar, veli de zamanında, okulunun kendi uygulamasından haberdar olur.

Bir kez kurarsınız. Gerisi kendiliğinden gider. Okulunuza özel kısa bir tanıtım için bize yazın ya da modüllerimize göz atın.