Okul Tahsilat Takip Programı: Taksit Planı ve Geciken Ödeme Yönetimi

Dönem başında her veliyle ayrı bir ödeme planı konuşulur. Kimi peşin öder, kimi dokuz takside böler, kimi kardeş indirimi ister. Bunları Excel tablolarında izlemek bir süre sonra kontrolden çıkar. Hangi taksit ödendi, hangisi gecikti, kime ne zaman hatırlatma yapıldı; hepsi tek kişinin aklında kalır. OkulumNET bu takibi düzenli bir akışa çevirir.

Taksit planını veliye göre kurun

Her öğrenci için ayrı bir ödeme planı oluşturursunuz. Toplam ücreti istediğiniz sayıda taksite bölersiniz, her taksitin tutarını ve tarihini belirlersiniz. Peşin ödeme, eşit taksit veya farklı tutarlarda taksit; hepsi mümkün.

Tam burslu bir öğrenci için planı sıfır tutarla da kapatabilirsiniz. Sistem buna izin verir; toplam ücret sıfırsa taksit de sıfır olur, suni bir tutar girmenize gerek kalmaz.

KDV-dahil indirim, kuruş hassasiyetiyle

İndirimleri velinin gördüğü tutardan, yani KDV dahil rakamdan düşersiniz. Erken kayıt indirimi, kardeş indirimi veya kuruma özel bir indirim; hepsi aynı mantıkla işler. Matrah ve KDV ayrıştırması arka planda otomatik yapılır, sizin elle hesaplamanız gerekmez.

Hesaplama kuruş hassasiyetindedir. Birden fazla indirim üst üste geldiğinde bile tutarlar yuvarlama hatasıyla kaymaz. Bu da velinin imzaladığı sözleşmedeki rakamla kasadaki rakamın her zaman tutması demektir.

Geciken ve gelecek taksitleri anlık görün

Bir okul tahsilat takip programının en çok işe yaradığı yer burasıdır. Vadesi geçmiş taksitler ayrı bir raporda toplanır, henüz vadesi gelmemiş taksitler ayrı bir raporda durur. Hangi velinin borcu var, ne kadar gecikmiş, önümüzdeki ay ne kadar tahsilat bekliyorsunuz; hepsini açıp görürsünüz.

Bu raporlar anlık çalışır. Bir tahsilat girdiğinizde rakamlar hemen güncellenir; gün sonu kapanışı beklemezsiniz. Geciken tahsilat raporunu açtığınızda o an itibarıyla doğru listeyi görürsünüz.

• Vadesi geçmiş taksitler tek listede, gecikme tutarıyla birlikte.
• Gelecek aylarda beklenen tahsilat, nakit akışınızı önceden görmeniz için.
• Tahsilat girildiği anda güncellenen tutarlar.

Hatırlatmayı sistem yapsın

Geciken taksitleri tek tek arayıp hatırlatmak zaman alır ve çoğu zaman atlanır. OkulumNET ödeme takibini yapar ve hatırlatmayı otomatik gönderir. Veliyi tek tek not etmeniz gerekmez; sistem vadesi gelen veya geçen ödemeleri kendisi izler.

Aynı panelden velilere duyuru da yaparsınız. Ödeme dönemi yaklaştığında bir bilgilendirme mesajını hem panelden hem SMS ile iletebilirsiniz.

Sözleşme, senet ve makbuz tek tıkla

Ödeme planını kurduğunuzda evrak da hazırdır. MEB formatında sözleşme, senet ve makbuzu sistem otomatik PDF olarak üretir. Tutarlar plandaki rakamlarla birebir aynı gelir, çünkü ikisi de aynı kaydı kullanır.

Kayıt öncesinde bir fiyat teklifi göndermek isterseniz, ürün ve indirimleri seçip ödeme senaryolu kurumsal bir PDF teklif oluşturursunuz. Teklifi SMS veya e-posta ile velinin telefonuna iletirsiniz. Veli onayladığında, ikinci kez veri girmeden teklif doğrudan öğrenci kaydına ve ödeme planına dönüşür.

Tek panelde, her cihazdan

Tüm bu işler tek bir web panelinden yürür. Kurulum yoktur; bilgisayardan, tabletten veya telefondan açarsınız. Rol bazlı yetkilendirme sayesinde muhasebe görevlisi finans ekranını görürken bir öğretmen bu ekranları görmez. Çok kurumlu yapı sayesinde her kurumun verisi diğerlerinden tamamen ayrıdır.

OkulumNET, Kayseri Erciyes Teknopark'ta geliştirilen yerli bir yazılımdır ve tamamen Türkçedir. Tahsilat takibini düzene sokmak, geciken ödemeleri görünür kılmak ve evrak işini kısaltmak için OkulumNET'i kendi kurumunuzda inceleyebilirsiniz.