Etüt Takip Programı: Etüt Saatini Öğrenci Seçer, Okul Rahat Eder

Etüt listesi panoda, öğrenciler koridorda

Pazartesi sabahı. Öğretmenler odasındaki panoda bu haftanın etüt listesi asılı; üstü karalanmış, kenarına kurşun kalemle iki isim daha eklenmiş. Teneffüste bir öğrenci matematik öğretmenini arıyor: "Hocam, perşembe boş saatiniz var mı?"

Öğretmen ajandasına bakıyor. Perşembe dolu, cuma belki. Bir öğrenci aynı saati iki öğretmene birden yazdırmış, bir diğeri etüdünü almış ama gelmemiş. Akşam bir veli arıyor: "Benim öğrencim bugün etüde kaldı mı?"

Etüt, okulun en kıymetli saatlerinden biri. Ama kâğıtla, mesajla, koridorda yürütülünce en çok zamanı yine öğretmenden ve idareden götürüyor.

Biz bu saatleri tek bir yere topladık: Saati öğrenci seçer, kuralı okul koyar, haberi veli alır.

Etüt takip programı tam olarak ne yapar?

OkulumNET Etüt ve Randevular, öğretmenin etüt ve görüşme saatlerini bir takvime döker. Öğrenci ya da veli bu takvimden müsait saati kendisi seçer; öğretmen saat gelince yoklamayı alır; veli öğrencinin gelip gelmediğini öğrenir. Arada ne ajanda kalır ne de "kim ne zaman gelecekti" sorusu.

Saatleri sistem uydurmaz. Görüşmenin kaç dakika süreceğini, arada ne kadar nefes payı kalacağını siz belirlersiniz. Bir kez kurarsınız, bütün dönem o şablonla ilerler.

Bir etüt saati nasıl açılır, nasıl alınır?

• Saatleri siz kurarsınız: Saat şablonunda görüşme saatlerini bir kez yazarsınız; örneğin yirmi dakika görüşme, beş dakika ara.
• Öğretmeni, dersi, dersliği seçersiniz: Etüt mü, rehberlik görüşmesi mi, veli toplantısı mı? Kategori ve saat şablonuyla birlikte randevu tek formda açılır.
• Bireysel mi, grup mu? Bireysel etütte her saate bir öğrenci yazılır. Grup etüdünde kontenjanı siz belirlersiniz.
• Hangi sınıflar görecek? Randevuyu açtığınız sınıfların öğrencileri görür. Kurs sınıflarına açtığınız randevuyu da o kursun öğrencileri kendi ekranından alır.
• Öğrenci saatini seçer: Okulun uygulamasında dersi ve öğretmeni seçer, bu hafta ya da gelecek haftanın müsait saatine dokunur, isterse öğretmene kısa bir not yazar ve onaylar.
• Öğretmenin dersi varsa o saat kapalıdır: Ders programında dersi olan öğretmenin o saati çizelgede "Derste" görünür ve randevuya açılmaz.

Kurs ve dershane tarafında bu akışın nasıl işlediğini Kurs ve Etüt Merkezi Otomasyonu yazımızda da anlattık.

Yoklama: öneriyle gelir, kararı öğretmen verir

Etüt bitti, sıra yoklamada. Öğretmen yoklamayı ana sayfasındaki karttan da, Randevu Listesi'ndeki çizelgeden de alabilir.

Çizelgede bir kolaylık daha var. Öğrencinin aynı gün daha erken bir randevusunda yoklama alındıysa, OkulumNET o sonucu öneri olarak getirir. Günün ilk randevusundaysa ders yoklamasına bakar: öğrenci o gün derse gelmediyse "Gelmedi" önerilir; derse geldiyse öneri yapılmaz, çünkü derse gelen her öğrenci etüde de gelmiş sayılmaz.

Öneri kendiliğinden kaydedilmez. Öğretmen bakar, uygunsa onaylar. Birden fazla öneri varsa hepsini tek onayla kaydeder. Zaman kazandıran sistem, son sözü söyleyen öğretmen.

Kurallar sizin, sınır sizin

Bir öğrenci bütün haftanın etütlerini tek başına kapatırsa ne olacak? Randevu alıp gelmeyen öğrenciye ne yapılacak? Bu soruların cevabını siz verirsiniz; sistem yalnız sizin kuralınızı uygular.

• Günlük ve haftalık sınır: Öğrencinin bir günde ve bir haftada en fazla kaç etüt alabileceğini, aynı dersten kaç tane alabileceğini siz belirlersiniz.
• Son dakika kuralı: Örneğin 60 dakika yazarsanız, saat 15.00'teki etüt 14.00'ten sonra alınamaz. Öğretmen son anda sürprizle karşılaşmaz.
• Aynı öğretmenden peş peşe: İsterseniz öğrencinin aynı öğretmenin bitişik iki saatini almasını kapatırsınız.
• Gelmeyene kademeli kural: İlk gelmeyişte birkaç gün, tekrarında daha uzun süre randevu alamaz. Öğrenci kısıtlamanın hangi tarihe kadar sürdüğünü kendi ekranında görür.
• Bu hafta ve gelecek hafta ayrı: Dönem başında gelecek haftayı daha sıkı tutup uzak tarihlerin erkenden kapanmasını önleyebilirsiniz.
• Düzeye göre farklı kural: Sınava hazırlanan sınıflar için ayrı, diğerleri için ayrı sınır koyabilirsiniz.

Bu sınırlar öğrencinin kendi aldığı randevuya uygulanır. Siz çizelgeden bir öğrenciye etüt verdiğinizde kurala takılmazsınız.

Veli görüşmesi artık randevuyla: yeni dönemin kuralı

2026-2027 eğitim öğretim yılıyla birlikte Millî Eğitim Bakanlığı, güvenli eğitim ortamı için veli görüşmelerinin randevuyla planlanmasını istedi. Yeni yıl genelgesine göre randevusuz veli ziyaretine izin verilmiyor, öğrencinin velisi ya da vasisi olmayan kişiler okula alınmıyor.

Kısacası veliyle görüşme artık kapıda değil, takvimde başlıyor. OkulumNET'te veli görüşmesi zaten böyle işler:

• Saatleri okul açar: Öğretmenin veli görüşme saatlerini ve hangi sınıfların velilerine açık olacağını siz belirlersiniz.
• Veli okula gelmeden randevusunu alır: Okulunuzun uygulamasından öğretmeni ve müsait saati seçer. Kimin, hangi saatte, hangi öğretmenle görüşeceği çizelgede önceden görünür.
• Gerekirse okul verir: Görüşmeye çağırmak istediğiniz veliye çizelgeden siz randevu verirsiniz; bildirim kuralınız açıksa veli haberdar olur.
• Çakışma olmaz: Bir veli aynı saatte iki ayrı görüşmeye yazılamaz.
• Görüşme kayıt altında: Saat gelince yoklama alınır; görüşmenin yapılıp yapılmadığı geriye dönük görülür.

Resmî okullarda Bakanlığın Okul Randevu Sistemi'ni kullanma yükümlülüğü sürer; OkulumNET onun yerine geçmez. Okulunuzun kendi görüşme planını, öğretmenin takvimini ve kaydını düzenli tutar; özel okul, kurs ve etüt merkezlerinde veli görüşmelerini baştan sona aynı yerden yönetirsiniz.

Haber kendiliğinden yolunu bulur

Veli öğrencisinin etüde gelip gelmediğini merak eder; öğretmen de kimin randevu aldığını bilmek ister. Randevu bildirim kurallarını açtığınızda:

• Yoklama veliye ulaşır: Yoklama alınınca veli öğrencinin geldiğini ya da gelmediğini öğrenir. Akşam telefon beklemez.
• Öğretmen haberdar olur: Öğrenci ya da veli randevu aldığında öğretmenine bilgi gider; siz çizelgeden randevu verdiğinizde de öğrenci ya da veli bilgilendirilir.

Bildirimlerin metnini ve kime gideceğini nasıl belirlediğinizi Otomatik Veli Bildirimleri yazımızda bulabilirsiniz.

Velinin gözünden: okulunuzun kendi uygulaması

Öğrenci etüt saatini, veli görüşme saatini başka bir uygulamadan değil, okulunuzun kendi adı ve logosuyla yayınlanan mobil uygulamadan alır. Uygulamayı açan veli karşısında okulunuzu görür; randevusu, yoklaması ve bildirimi aynı yerdedir.

Okulunuza özel uygulamanın nasıl hazırlandığını Okulun Kendi Mobil Uygulaması yazımızda anlattık.

Nasıl başlarsınız?

• Kategori ve kural: Randevu Yönetimi → Randevu Kategori ekranında "Etüt" gibi bir kategori açın, Randevu Kuralları ekranında o kategorinin sınırlarını yazın.
• Saat şablonu: Randevu Saat Şablonları ekranında görüşme saatlerinizi bir kez kurun.
• Randevuyu açın: Randevu Listesi ekranında Yeni Randevu'ya basın; öğretmeni, dersi, dersliği, sınıfları ve tarihleri seçin.
• Gerisi takvimde: Öğrenciler saatlerini alır, öğretmen yoklamayı girer, raporlarda kimin gelip kimin gelmediğini görürsünüz.

Kurulum sırasında takıldığınız her adımda destek ekibimiz bir telefon uzağınızda.

Özetle

Etüt saatini öğrenci seçer, öğretmenin dersi olan saat kimseye açılmaz, kuralları siz koyarsınız, yoklama öneriyle hızlanır, veli görüşmesi okula gelmeden randevuyla planlanır. Ajanda, koridor sorusu ve akşam telefonu yerine tek bir takvim kalır.

Görüşmeler yerinde, zaman sizde.

Etüt ve randevu akışını kendi okulunuzda görmek isterseniz bize yazın, birlikte kuralım. Diğer modüllere modüller sayfasından göz atabilirsiniz.